Viimeistään näin 24h-synnytyksiin valmistautuessa on ihan kohdallaan ottaa haltuun kansainvälisesti tunnettu ja tunnustettu strategiatyökalu, OKR-malli, jota sovelletaan monenlaisissa ja – kokoisissa organisaatioissa. Mallia voi ja jopa suositellaan sovellettavan niin lyhyen, kuin pitkänkin aikavälin projekteihin. Sitä hyödyntämällä tavoitteisiin kurkottelu ei todennäköisesti päädy vain päättömään räpiköintiin vaan on oikeasti strategisesti johdettua.

OKR-mallissa keskeistä ovat tavoitteiden karsiminen ja niiden pieniksi pilkkominen. Tavoitteista halutaan tehdä konkreettisia ja perusteltuja. Lisäksi mallissa tärkeänä pidetään pieniksi pilkottujen tavoitesteppien eli tehtävien jakamista eri vastuuhenkilöille, jotta kaikki oppivat, kokevat onnistumisia ja tuntevat itsensä luottamuksen arvoisiksi. Merkityksellisyyttä haalivana ihmisenä tavoitteiden pakollinen perusteleminen ja pilkkominen on vain ja ainoastaan hyvä asia. Etenkin kun tiimiakatemian aikana on tavoitteita tullut jumpattua paljonkin, jos johonkin suuntaan vailla merkitystä, on aidoista ja mitattavista tavoitteista tullut yhä tärkeämpiä.

Yleisesti OKR-malli lupaa parantaa organisaation toimintaa näiltä osin:

1. Luo organisaatioon selkeyttä ja fokusta.
2. Samansuuntaistaa organisaation toimintaa.
3. Kannustaa jatkuvaan oppimiseen.
4. Lisää läpinäkyvyyttä ja vastuunkantoa.
5. Auttaa saavuttamaan tulokset nopeammin.
6. Tuo johdolle ajantasaisen tilannekuvan.
7. Vahvistaa henkilökunnan motivaatiota.

No miten siis käytännössä?

TAVOITTEET

Tulkitsin mallia itse niin, että tavoitteita puntaroidessa voi pohtia ”mitä, kenelle ja miksi”. Tarkoituksena on siis rajata tavoitteiksi vain ne innostavimmat ja selkeimmät päämäärät — mitä kohti oikeasti halutaan mennä? Mallin mukaan tavoitteita saa olla korkeintaan viisi yhtä aikaa. Toisin kuin muissa mallin suuntaviivoissa, tässä ohjeistuksessa tunnutaan olevan tiukempia. Rajaus perustellaan vakuuttamalla, että organisaatioissa on usein liian monia projekteja meneillään yhtäaikaisesti, jolloin työmäärä eskaloituu ja tehokkuus todennäköisesti kärsii. Allekirjoitan tämän kyllä sataprosenttisesti. Ideasynnytyksiä ja muita yhtä lyhyitä/nopeita projekteja ajatellen tavoitteita olisi mielestäni hyvä olla ihan korkeintaan kaksi, mieluiten vain yksi, jotta laatu ei kärsi.

AVAINTULOKSET

Avaintulokset vastaavat kysymykseen ”miten”. Pohditaan siis konkreettisesti ja numeerisesti, miltä lopputuloksen halutaan näyttävän, minkä pitää muuttua tai toteutua ja mistä tiedetään, että tavoitetila on saavutettu. Tavoitteet jätetään usein leijumaan pilviin aivan liian isoina kokonaisuuksina, joita on todella vaikea seurata ja työstää jokapäiväisessä tekemisessä. Avaintulokset avaavat tavoitteen selkokielelle eli mitä tämä tavoite meille käytännössä tarkoittaa. Avaintuloksienkin määrä rajataan mallissa korkeintaan viiteen yhtä tavoitetta kohti, sillä nekin kirjailijan mukaan tuppaavat muutoin kertyvän liiallisuuksiin – focus kärsii.

Avaintulokset voidaan jakaa sovittuihin ja tavoitteellisiin. Sovitulla tarkoitetaan realistista, jopa pakollista avaintulosta, joka sitoudutaan saavuttamaan joustamatta yhtään. Sen sijaan tavoitteellinen avaintulos tavoittelee nimensä mukaisesti. Se voi olla kunnianhimoisempi ja sen kautta myös innostavampi. Tavoitteellisen avaintuloksen ei välttämättä tarvitse täysin toteutua, vaikka siihen lähtökohtaisesti pyritäänkin. Riittää, että se saavutetaan 70-100 prosenttisesti.

Yksin nopeasti, yhdessä pitkälle (ja silti nopeasti!!!)

Kun tavoitteet on asetettu ja avaintulokset hiottu, on aika jakaa tehtävät. (Tuntuu, että tämä on se vaihe mihin harmillisen tyypillisesti hypätään heti alussa, ennen kun oikeastaan tiedetään, minne ollaan menossa.) Tehtävien jakaminen onnistuu huomattavasti helpommin, kun strategia on kunnossa. Tässä vaiheessa kuuluu tehdä se perinteinen to do -lista jokaiselle projektissa mukana olevalle. Puretaan avaintulokset pieniin kerralla tehtäviin käytännön tehtäviin ja jaetaan ne tekijöille. Tehtävän tulee olla niin selkeä, että voit vastata sen toteutumiseen pelkästään kyllä tai ei.

Lopputulemana kaikki tekevät tasapuolisesti töitä tavoitteiden eteen ja ne oikeasti saavutetaan.

Positive vibes only

Ahhh, jotenkin vähän oon nyt tykästyny tähän malliin. Oon samaa mieltä kirjailijan kanssa siitä, että aluksi mallista ei meinaa sisäistää tätä ihan yksinkertaistetuintakaan versiota. Koitin tietysti treenejä varten vaan googletella mikä on OKR-malli… Kirjan lukemiseksihan se meni. Sain tän järkeiltyä niin kauniiksi ja selkeäksi kaavioksi mun päähän et se ei oo kyllä sieltä menossa enää mihinkään. Tän helpon strategiatyökalun voimaan oikeasti uskon sekä omassa arkikäytössä että tulevien työpaikkojen kehityshetkissä. Ajankohtaisimpana tietysti ideasynnytykset, jota varten malliin lähdin alun perin tutustumaankin.