Olen monesti Tiimiakatemian aikana ajatellut, ettei suurempien strategioiden tekeminen olisi hyödyllistä. Monet asiat, jota olemme tekemässä, on vielä oppimisvaiheessa, joten näen suurempien projektien olevan enemmänkin uusien asioiden oppimista, jolloin suurempien strategioiden tekeminen tuntuu turhalta. Vasta sitten, kun tietoa sekä taitoa projektin eri vaiheista löytyy projektiryhmältä, voimme lähteä hiomaan tarkempia, käytännöllisempiä sekä selkeämpiä strategioita.

Olen muuttanut ajatteluani monessa asiassa Tiimiakatemian aikana ja niin olen myös strategian tekemisessä sekä sen tärkeydessä. Tuolloin on ehkä ollut helpoin ottaa se asenne, että mitään älyttömän suuria ja hienoja strategiasuunnitelmia on turha tehdä. ”Pidetään asiat yksinkertaisena ja mennään eteenpäin”, voisi olla hyvä lausahdus tiettyihin asioihin, mutta niitä yksinkertaisiakin asioita voi ja pitäisi laittaa strategiaan. Ehkä suurimpia kipuiluja noiden strategioiden sekä suunnitelmien hyväksymisessä, tekemisessä sekä toteuttamisessa on ollut se, että on huomannut, etteivät ne tahdo monestikaan onnistua käytännössä.

Tämä ongelma ei kosketa vain akatemialla olevia projekteja, vaan olen nähnyt sen itsekin ihan työelämässäkin. Ympäri maailmaa yrityksien johtoportaat painivat saman asian kanssa, miten muuttaa strategia konkreettiseksi tekemiseksi.

Halusin lähteä lukemaan tästä aiheesta enemmän, sillä koen erilaisten projektien hallinnan työkalujen opettelun tärkeänä asiana tulevaisuuttani varten. Haluan myös saada teoriatietoa enemmän aiheesta sekä viedä sitä käytäntöön yhden projektin tiimoilta.

Objectives

OKR-lyhenne tulee sanoista Objectives & Key Results. “Objectives” tarkoittaa tavoitteita, jotka ovat OKR-mallin perusta. Ilman hyviä sekä selkeitä tavoitteita ei voida luoda muutosta tai edistymistä asioissa.

Koko organisaatio pitää saada osallistutettua tavoitteiden asettelussa, jolloin kaikkien eri vaiheiden osaaminen saadaan hyödynnettyä. Myös asetettujen tavoitteiden seuranta on erittäin suuressa roolissa, jolloin voidaan nähdä, onko kaikki menossa tavoitteita vaativaan suuntaan. Tällöin myös tarvittavat korjausliikkeet voidaan tehdä ajoissa.

”Usein tavoitteiden kannalta olennaista viisautta asuu nimittäin muualla kuin johtoryhmän pöydän ympärillä.”

”Puhetta, puhetta, puhetta” – Joukkuekaveri

Puhetta, sitä tarvitaan. Jo meidän tiimimme tavoitteiden asettamisessa on jokainen kerta ollut pienimuotoisia haasteita. Olemme kyllä saaneet ne aina asetettua ja on vaikuttanut, että kaikki ovat sitoutuneita niihin siinä hetkessä. Tavoitteiden asettamisen jälkeen kuitenkin veikkaisin, että vain pieni osa muistaa niitä enää seuraavan viikon aikana. Tavoitteita siis pitäisi tuoda selkeästi sekä jatkuvasti keskustelun aiheiksi esimerkiksi viikkopalavereissa, jolloin ne pysyvät paremmin porukan mielessä. Tuolloin myös nämä tarvittavat korjausliikkeet voitaisiin tehdä, jos niille nähdään tarvetta.

”Miksi ette ole hoitaneet tätä?” vs. ”Mikä estää etenemästä kohti tavoitetta?”

Tuossa oli kahdella eri tavalla kirjassa esitettyjä kysymystä, jotka pistivät itseni miettimään yllättävänkin pitkään siitä, kuinka keskustelemme ihmisten kanssa. Ensimmäinen kysymys on varmasti se yleisin sekä huonoin. Jo pelkän vastauksen miettiminen noihin kumpaankin aiheuttavat hyvinkin erilaiset reaktiot ja vaikuttavat eri tavalla. Jälkimmäisellä tyylillä esitetty kysymys herättää ajatuksia, että sinusta välitetään sekä halutaan, että siinä onnistutaan yhdessä. Nämä ovat tällaisia pieniä, isoja juttuja.

Hyvänä esimerkkinä voidaan ottaa meidän tiimimme talous. Selkeät taloustavoitteet on asetettu niin tiimille kuin henkilökohtaiselle tasolle gap-kassamallin ansiosta. Osalla oma ”tili” on pysynyt plussan puolella, mutta osalla se painelee miinuksella. Meillä heräsikin keskusteluita, kun joitakin on ahdistanut viikkopalavereissa se, kun ruvetaan käymään henkilökohtaisesti talousosio läpi, tämän yhteydessä miinuksella olevilta saatetaan kysyä kysymys juuri tuohon ”miksi ette ole hoitaneet tätä?” tyyliin. Tässäkin voisimme ottaa tuon jälkimmäisen kysymystyylin käyttöön, jolloin vastaanottajallakin on varmasti mieluisampi lähtökohta lähteä keskustelemaan aiheesta.

Keskitytään tähän hetkeen

Kun tehdään pidemmän ajan suunnitelmia, on tavoitteiden ja tilateen seuraaminen hyvä tehdä viikko, kuukausi ja kvartaalitasolla. Pienemmissä ryhmissä toki päivittäin.

Tärkeää myös on se, että kun jokainen ryhmä/tiimi on saanut oman pitkän ajan tavoitteen, on ne jaettava pienempiin osiin. Tämän jälkeen ryhmän jäsenten ei kuulu keskittyä vuotuiseen tavoitteeseen vaan siihen, joka on tällä hetkellä käsillä.

Googlella työskentelevä Hanna Kivelä kertoo kirjassa, että olennaisinta toimivassa OKR-mallissa on miettiä tasapainoa. Pitää osata katsoa pitkän aikavälin tavoitteet sekä mitä tehdään juuri nyt. Jokaisen työntekijän pitää tietää ja ymmärtää, mikä on juuri tällä hetkellä tärkeää, ei ensi kvartaalissa, vaan tällä hetkellä. Googlella myös prosessi pyöritellään läpi kerran kvartaalissa.

Kun tavoitteisiin päästään tai ei päästä

Kirjassa oli hyviä perinteisiä ohjeita, kuinka hyvä tavoite organisaatiossa luodaan. Tavoitteiden seuraaminen sekä tulosten näkeminen ovat tässä myös suuressa roolissa. Yksi tavoitteiden saavuttamiseen ja siitä palkitsemiseen liittyvä asia kuitenkin herätti kiinnostuksen. Kirjassa puhuttiin, kuinka työntekijöitä ei pitäisi palkita taloudellisesti. Kun taloudellinen hyvinvointi ei ole sidoksissa tavoitteisiin, työntekijät uskaltavat kokeilla erilaisia asioita sekä samalla mahdollisesti ylittää tavoitteet. Jos tavoitteet saadaan asetettua itse, laitetaan tuolloin tavoitteiden rajat mahdollisimman alas, jotta jokainen saavuttaa ne. Tämä johtaa siihen, että yritys menettää valtavasti potentiaalia.

Key Results

OKR-mallin jälkimmäinen osio ”Key Results” tarkoittaa avaintuloksia. Avaintulokset ohjaavat sekä auttavat ihmisiä pääsemään sovittuihin tavoitteisiin. Näen itse avaintuloksien tekemisen sekä niiden seuraamisen enemmänkin tavoitteiden pilkkomistyökaluna. Kun tavoitteet on pilkottu pienempiin osiin avaintuloksiksi, on helpompi keskittyä niihin osiin, jotka ovat kullakin hetkellä tärkeitä. Pienistä murusista tulee iso kakku.

Hyvänä esimerkkinä voidaan ottaa tiimimme keskustelut synnytyksistä sekä niiden myynnistä. Olemme pitäneet joskus puhtaita ”myyntipäiviä”, jossa tarkoitus on saada myytyä synnytyksiä yrityksille. Tulos näissä myyntipäivissä on ollut pyöreä nolla.

Lähdimme keskustelemaan asiasta, että mikä siinä on ongelmana, kun emme ole saaneet myytyä synnytyksiä. Ongelmakohdiksi tuli useampia syitä, kuten se, että suoraa synnytysmyyntiä on haastavaa tehdä.

Suurimmalla osalla kuitenkin heräsi mietteitä, että synnytyksien tarjoamista/myyntiä on helpointa tehdä asiakaskäyntien yhteydessä. Monesti tapaamisten aikana puhutaan tavattavan työstä, miten yritystoiminta on pyörinyt, mitä hyviä asioita on tapahtunut sekä mitä haasteita työssä on. Keskustelua syntyy tiimiakatemiastakin, jolloin tuossa tuleekin hyviä hetkiä esitellä synnytystä ja sitä kautta mahdollisuus tarjota meidän palveluamme yrityksen haasteiden ratkomiseen.

Toisena ongelmakohtana oli asiakaskäyntien määrä, jos niitä ei ole, ei tule myyntipaikkojakaan. Ongelmakohtana monilla on myös asiakaskäynnit ihan yleisestikin ja ne kuuluvat meidän opintoihimme. Itselläni heräsi tästä keskustelusta juuri tästä kirjasta heränneitä ajatuksia, kuinka näitä kahta ongelmaa voitaisiin lähteä ratkomaan OKR-mallin avulla.

Synnytysmyyntistrategia Artelle

Tavoite

• Myydä yksi ideasynnytys, suoritusaika on kaksi kuukautta (tammikuu-helmikuu)

Avaintulokset

• Tiimi käy yhteensä 96 asiakaskäynnillä
• Jokainen on käynyt vähintään kahdeksalla asiakastapaamisella kahden kuukauden aikana, jossa tarjoaa ideasynnytystä

Tavoitteita voi kirjan mukaan asettaa maksimissaan viisi kappaletta ja jokaista tavoitetta kohden viisi avaintulosta, mutta tässä esimerkissä käytetään vähemmän. Keep it simple.

Avaintulokset sekä seuranta voidaan pilkkoa kuukausi tai viikkotasolle, jolloin tuo kahdeksan käyntiä kahteen kuukauteen ei vaikuta niin suurelta määrältä.

Kun jokainen seuraa ja pitää huolen oman avaintuloksen täyttymisestä, saamme suuren määrän asiakaskäyntejä käytyä ja mahdollistaa isommat onnistumiset synnytysmyynnin saralla. Tässä samalla opinnotkin suoriutuvat ajallaan, jopa etuajassa.

Esimerkki yhden kuukauden avaintulosten seurantaan

Tammikuu	Toteutunut	Tavoite	%
Lassi	1	4	25 %
Jessika	3	4	75 %
Jussi	2	4	50 %
Erno	2	4	50 %

Itselläni tulee kuitenkin hieman hölmö olo tämän suunnitelman toimesta, vaikkakin se toimiva voisikin olla. Se ehkä johtuu siitä, että se on turhankin yksinkertainen eikä täysin avaa OKR-mallin avainasioita. Olisin ehkä voinut tehdä jostakin muusta aiheesta järkevämmän teoksen, mutta koin tämän nyt ajankohtaiseksi.

Hieman hölmö olo tulee myös siitä, että OKR-mallin ymmärtäminen löytyy jollakin tasolla pään sisällä, mutta sen avaaminen kirjoittamalla tuntuu erittäin haastavalta.

Näiden asioiden käytäntöön viemisessä pitää kuitenkin ottaa monia asioita huomioon ja esimerkiksi tämän meidän synnytysmyyntimme osilta, pidän motivaation herättämisen isona avaintekijänä sen onnistumisessa.