Inspiroiduin lukemaan Fasilitointi luo uutta kirjan Piia Innasen suosittelemana. Juttelimme asiakastapaamisen yhteydessä palvelumuotoilusta ja palvelumuotoilussa hyödynnettävistä työpajoista. Hän suositteli kyseistä kirjaa, joka auttaisi ymmärtämään työpajojen toimintaa ja niistä saamia hyötyjä. Kirja kertoi siten fasilitoinnista ja niissä käytettävistä työkaluista. Kirjassa oli todella paljon hyviä vinkkejä työpajoihin, ongelmanratkaisuihin ja kuinka ihmisiä saisi osallistuttua vieläkin paremmin työpajoihin ja saadaan ihmiset ilmaisemaan omia ajatuksia.  

Fasilitointi

Fasilitointi tarkoittaa ryhmän työskentelyn tavoitteellista ohjaamista, jossa ryhmän jäsenet ovat aktiivisesti mukana kyseisessä prosessissa. Fasilitointia voidaan hyödyntää erilaisia ryhmätilaisuuksia kuten palavereissa, työpajoissa, yritysten koulutustilaisuuksissa, markkinoinnin ideoinnissa, ongelmanratkaisuissa tai tiimiakatemialla treenit voisivat olla yksi sen kaltainen tilaisuus. Fasilitointi prosessiin tarvitsee yhden tai useamman henkilön vetämään kyseistä prosessia, jotta ryhmä saavuttaisi yhteiset tavoitteet ja ratkaisisivat ongelmat tehokkaasti. Tavoitteena ryhmän vetäjällä on tukea ryhmän jäsenten osallistumista, luovuutta ja avoimuutta, jotta he voivat saavuttaa yhteisen tavoitteensa tehokkaasti. Fasilitointi voi edistää myös muutoskyvykkyyttä organisaatioissa, ryhmissä tai tiimeissä. Fasilitointi voi auttaa organisaatiota tunnistamaan ja ratkaisemaan ongelmia ja haasteita tehokkaammin. Fasilitoinnin avulla organisaation jäsenet voivat yhdessä kehittää ratkaisuja, jotka ovat paremmin soveltuvia organisaation tarpeisiin ja jotka perustuvat yhteiseen ymmärrykseen.

Miettiessäni fasilitointia, sitä pystyy hyödyntämään moneen asiaan. Sitä pystyy hyödyntämään, vaikka projektien ideointia, uusien innovaatioiden keksimistä tai vaikka treeneihin voisi soveltaa fasilitoinnin ajatuksia. Miettiessäni treenien vetäjää mietin, onko hän osa ryhmää vai se, joka ohjaa ryhmää ja puuttuu jos aiheessa ei pysytä. Fasilitoinnissa on yksi tai useampi vetäjä, jonka tarkoitus on vaan auttaa ryhmää eteenpäin ilman, että itse tuo ideoita tai ohjeistaa liikaa. Mietinkin, onko treenien vetäjän tarkoitus olla treenien aikana ulkopuolinen ja johtaa ryhmää vai olla osa ryhmää. Viimeksi pitämissäni treenissä halusin koittaa sitä, miten treenin vetämiseen vaikuttaa, kun olen yksi ryhmän jäsenistä. Huomasin, treenien aikana miten haastavaa on olla treenien vetäjä ja samalla olla osa ryhmää. Ryhmän keskustelujen hallinta on haastavaa, jos itselläni pyöri monta ajatusta päässä kyseisestä aiheesta. Huomioni kiinnittyi silloin omien ajatusten ja keskusteltavan aiheen tulkintaan, kuin aiheessa pysymiseen ja ohjaamiseen. Kyseisten treenien aikana huomasin, kuinka vaikeaa on samalla olla osa porukkaa ja ilmaista omia ajatuksia ja vetää koko treenit läpi. Treenien perusteella voisin todeta, että vetäjän on oltava tietoinen keskustelusta ja ohjata keskustelua ja aiheessa pysymistä sen sijaan, että itse jäisi kiinni omien ja muiden ajatusten tulkintaan. Tämän kokemuksen ja tiedon perusteella treenin vetäjän tulee hallita, olla tietoinen puhuttavasta aiheesta ja puuttua aiheeseen, jos halutaan ettei keskustelu mene väärille urille.

Työpajan runko

Fasilitoinnissa vedetään ryhmiä, jota on helppo verrata treeneihin. Kirjassa kerrottiin työpajojen rungosta, miten työpajan vaiheet menevät. Huomasin niissä yhtäläisyyksiä treenien runkoon. Työpajanrunko koostuu kolmesta osasta haasteen selkeyttäminen, ratkaisujen kehittäminen ja toimenpiteiden valmistelu. Haasteiden selkeyttämiseen kuuluu tavoitteiden nimeäminen, tiedon kerääminen ja ongelman kiteyttäminen. Kuten treeneissä on tärkeää tietää treenin tavoitteet, jotta jokainen tietää mitä hyötyä treenistä saa ja miksi kyseinen aihe on tärkeää. Kun ryhmä tietää mikä on treenien tarkoitus, on helpompi yksittäisen ihmisen miettiä mitä häneltä odotetaan kyseisen treenien aikana. Kun tarkoitus ja odotukset ovat ryhmälle selviä on ryhmän jäsenten helpompi pysyä aiheessa niin, ettei puhe lähde rönsyilemään. Aina meidän tiimimme treeneissä ei olla kerrottu treenien tarkoitusta tai tavoitetta, jolloin on hankala tietää mitä minulta vaaditaan kyseisessä treenissä. Kirjassa oli hyvä esimerkki siitä, jos menet työnantajan määräämään koulutukseen, etkä tiedä miksi sinne mennään ja mikä on koulutuksen tarkoitus, on hankala saada kyseisestä koulutuksesta mitään irti. Voisimme muuttaa tiimin treenejä niin, että kertoisimme treenien alussa treenien tavoitteen ja mitä treeneiltä odotetaan, niin tietäisimme mitä treeneissä olevalta halutaan.

Kirjasta oivalsin, miten tärkeää on myös treenien ryhmätehtävien oikeanlainen tehtävänanto järjestys. Ensimmäiseksi kerrotaan, miten ryhmätehtävä liittyy treenien aiheeseen. Seuraavaksi annetaan informaatiota ryhmätehtävästä ja kerrotaan sen tarkoitus, mitä sillä haetaan. Viimeiseksi kerrotaan ohje, mitä yksilön pitää tehdä ryhmätehtävässä. Kun ohjeet annetaan edeltävässä järjestyksessä, silloin voidaan välttää sitä, että ryhmä alkaa toimimaan ohjeita kertoessa. Kyseisen ohjeistus järjestyksen avulla voidaan välttää sitä, ettei viesti menisi osalta ryhmältä ohi. Tätä olen havainnut myös meidän treeneissämme. Ohjeistusta ei ehditä kertoa loppuun, kun ryhmät ovat lähteneet toimimaan. Kyseinen malli ymmärtäminen auttoi oivaltamaan, miten kannattaa antaa ryhmille tehtäviä, jotta ehditään antaa kaikki ohjeet kyseisen ryhmätehtävän toteutukseen ennen toimintaa. Olen havainnut, että itseohjautuvassa ja innostuneessa ryhmässä tämä on haastavaa, mutta jos ohjeet annetaan tietyssä järjestyksessä, täytyy siten jokaisen kuunnella ne loppuun, jotta tietää mitä tehdään. Seuraavan kerran, kun vedän jotakin ryhmää, kokeilen kyseistä toimintamallia, koska silloin huomaan käytännössä, miten ryhmätehtävän ohjeiden antamisjärjestys vaikuttaa ryhmään.

Toinen työpajan rungon kohdista oli ratkaisujen kehittäminen. Ratkaisujen kehittämisessä on ideointi ja kehittämisen vaiheet, jossa hyödynnetään divergentti ja konvergentti ajattelua. Tässä kohdassa oli tärkeätä, ettei divergenttiä ja konvergenttia ei tapahtuisi yhtä aikaa, vaan jompaan kumpaan keskityttäisiin kerrallaan. Kolmas työpajan rungosta oli toiminnan valmistelu. Toiminnan valmistelussa suunnitellaan, miten ratkaisu viedään käytäntöön.  Työpajan lopussa on lopetus, jossa mietitään miten tavoitteet ja odotukset toteutuivat ja tehdään lopetus hyvässä hengessä. Kirjassa olevaa työpajan runkoa voidaan hyödyntää niin treeneissä tai mahdollisesti myös synnytyksissä, jossa ideoidaan paljon. Voisin testata ryhmätöiden toimeksianto ohjeistusmallia tulevassa synnytyksessä, jossa jaamme porukan pienempiin osiin, jotta saisimme tehokkaasti hyödynnettyä kaikkien osaamista ja potentiaalia synnytykseen.

Fasilitoinnin työkaluja

Kirjassa annettiin monipuolisesti fasilitoinnin rungon eri vaiheisiin työkaluja, miten saada ryhmästä enemmän irti. Yksi ryhmän aktivointi keino oli Me-We-Us. Kyseessä on aktivointikeino, jolla hiljaisimmatkin osallistujat osallistuvat helpommin keskusteluun. Vaiheet kyseisessä toiminnassa on yksilötyöskentely, pienryhmätyöskentely ja koko ryhmän työskentely. Kyseinen menetelmä jäi monista muista menetelmistä itselleni mieleeni. Meidän tiimissämme on monenlaista ihmistä, niin hiljaista kuin äänekkäämpää. Tässä menetelmässä pääsisi itsenäisesti miettimään ja kokoamaan omia ajatuksia, joka on hiljaisimmille ihmisille luontevampaa. Kun on ehtinyt pohtia rauhassa omia ajatuksia, on niitä helpompi tuoda esille pienryhmässä ja sen jälkeen isolle ryhmälle. Tämä kyseistä menetelmää voisimme hyödyntää ideoinnissa tai vastavuoroisesti ongelman ratkaisussa. Mielestäni ideoita ja ongelman ratkaisuja on helpompi tuoda esille, kun on hetken saanut koottua omia ajatuksia ja kirjoitettua niitä ylös paperille. Siksi kyseinen menetelmä voisi olla toimiva niin ideoinnissa kuin ongelmanratkaisutilanteessa.

Toinen mieleenpainuva työkalu oli työpajan alkuun soveltuva tutustumistyökalu Cocktails. Kyseisessä työkalussa piirretään paperille cocktailtilaisuuden pääsylippu, jossa tulee olla kolme asiaa: oma nimi, energianlähde (positiivista tai harrastukset) ja odotukset (miten tästä tulisi hyvä työpaja). Kyseisen työkalun avulla on saada ihmiset rentoutumaan, tutustumaan toisiin ja osittain fokusoitumaan päivän aiheeseen. Miksi kyseinen työkalu jäi mieleeni, oli sen nerokkuuden takia, miten kevyesti voi aloittaa työpajan mutta silti liittyi jotenkin tulevaan työpajaan. Kyseistä mallia voisi hyödyntää treenien alussa chek in sijasta, joka saisi ihmisiä heräteltyä päivän aiheeseen ja samalla tuotua itsestään jotain uutta muille. Kutsun aihetta voidaan vaihtaa teeman tai treenien aiheiden mukaan. Kutsun sisältöä vois vaihtaa ja siten saada heräteltyä toisella tapaan aiheeseen. Kyseinen työkalu on muokattavissa erilaisten treenien aiheiden mukaan.

Kolmas vähän haastavampi menetelmä, joka jäi mieleeni, oli Challenge mapping. Tämän työkalun tarkoituksena on tuottaa valtavan määrän kysymyksiä ja löytää se oikea, joka haastaa kyseenalaistamaan alkuperäisen kysymyksen ja ongelman. Menetelmän avulla luodaan ymmärrystä ongelmaan vaikuttavista tekijöistä ja sen ratkaisemisen tärkeydestä. Työkalu alkaa niin että kirjoitetaan post-it-lapulle asioita muotoon, ”kuinka me voisimme…” esimerkiksi kuinka me voisimme aktivoida hiljaiset osallistujat. Kun meillä on kysymys, kuinka me voisimme aktivoida hiljaiset osallistujat, kysytään kysymykseltä miksi tämä kysymys pitäisi ratkaista ja mikä estää meitä ratkaisemasta tätä. Vastaukset kysymyksiin muokataan aina, ”kuinka me voisimme…”tai ”mikä estää meitä…”, jolloin saamme syvemmän käsityksen ongelmasta ja sen tärkeydestä. Mielestäni kyseinen työkalun ideologian sisäistämiseen meni itseltäni hetki aikaa, mutta kun viimein ymmärsin pääajatuksen työkalusta ja oivalsin, miten nerokas se on. Siinä on siis kysymyksiä esimerkiksi, kuinka voisimme parantaa luottamusta ja sen jälkeen kysytään miksi tämä pitäisi ratkaista. Vastaus muokataan ”kuinka me voisimme…” kysymykseksi. Kysymyksestä ”kuinka me voisimme…”, tehdään uusi kysymys ”mikä estää meitä…”. Kysymykset saavat toden teolla aivot töihin ja miettimään sitä ongelmaa syvemmin. Tätä menetelmää voittaisin hyödyntää tiimin sisäisissä ongelmissa, jotta ymmärrettäisiin syyt mikä estää meitä ja kuinka me voisimme tehdä asialle jotain. Kyseessä oli siten todella mielenkiintoinen työkalu, jota käytetään työpajoissa ongelman ymmärtämisessä.

Pohdinta

Kirjan lukemisen jälkeen ymmärrän työpajojen merkityksen ja mitä asioita pitäisi huomioida, kun suunnittelee työpajoja. Työpajan suunnittelu pitää ottaa huomioon työpajan aikataulu, tavoitteet ja tarkoitus, jotta työpajaan osallistujista saataisiin maksimallinen hyöty. Työpajoissa kuten meillä Tiimiakatemialla treeneissä on aikain yksi vetäjä, joka vetää koko session läpi. Vetäjän tarkoituksena on ohjata ryhmää ryhmätyöskentelyjä ja keskusteluja. Kirjan lukemisen aikana havahduin siihen, miten tärkeätä on löytää ne todelliset syyt, jollekin asialle. Oikean syyn selvittämisen jälkeen ymmärrämme paremmin vaikka, miksi joku asia on toista tärkeämpiä ja miten voisimme vaikuttaa tilanteeseen. Oikein muotoilujen kysymysten avulla voimme saadaan selville enemmän informaatiota irti toisista ja saada aivot ajattelemaan asiaa toiselta näkökannalta. Kirjassa mainittiin, että erilaiset kysymysten muotoilu huijaavat aivot automaattisesti pohtimaan ratkaisuja ja täyttämään aukkoja. Kysymysten muotoilu ja esittäminen tietyssä muodossa laittaa aivot töihin.