Olen toiminut erilaisten tapahtumien parissa useissa eri rooleissa. Olen ollut suunnittelemassa, järjestämässä ja toteuttamassa tapahtumaa, olen työskennellyt lukuisissa tapahtumissa ja konserteissa teknikkona sekä olen ollut artistin roolissa erilaisissa tapahtumissa mm. Roasted Onion -rockyhtyeeni kautta. Näissä eri rooleissa olen päässyt näkemään artistien ja esiintyjien toimintaa eri näkökulmista. Halusin lukea tähän liittyvää kirjallisuutta ja törmäsin tähän kirjaan.

Kirja oli aika lailla sitä mitä ajattelinkin. Hyvä, tiivis ja mielestäni mielenkiintoinen kirja artistituottajan tehtävistä ja mitä alaan kuuluu. Itselleni ei kirjassa tullut kauheasti mitään uutta, sillä eri työtehtävien kautta oikeastaan lähes kaikki kirjassa kuvatut osa-alueet ovat tulleet tutuiksi. En sano, että kirja olisi silti huono. Melkein voisin suositella, että kaikki ketkä Tiimiakatemiallakin aikovat järjestää tapahtumia, joissa tulee esiintymään jonkinlaisia artisteja, lukisivat tämän kirjan. Kirja antaa paljon hyvää tietoa siitä, mitä asioita järjestäjäpuolella tulee ottaa huomioon ja miten artistitien puolella yleisesti asiat toimivat. Näin voidaan paremmalla todennäköisyydellä saada ensimmäinen tapahtuma ja toiminta artistien kanssa onnistumaan ilman aiempaa kokemusta.

Nyt nostan tähän reflektioon kuitenkin itselleni parhaiten mieleen jääneitä pointteja ja oppeja kirjasta.

Viestintä

Kuten melkein kaikessa, myös tapahtumien ja keikkojen järjestämisessä viestintä on yksi tärkeimmistä asioista. Selkeä ja hyvä viestintä kaikkien osapuolten kanssa helpottaa työskentelyä ja parantaa onnistuneen tapahtuman mahdollisuutta.

Tapahtuman järjestäjän ja artistin välillä kaikki asiat kannattaa käydä selkeästi ja perusteellisesti läpi ja sen jälkeen viedä ne kirjalliseen muotoon sopimuksessa. Näin vältytään vääriltä olettamuksilta ja myöhemmin sovitut asiat voidaan tarkistaa sopimuksesta. Tapahtumatuotannon puolelta pyrin viemään käytäntöön kattavan infopaketin kokoamisen artisteille, miksei toki kaikille mahdollisille osapuolille. Artisteille ja esiintyjille kannattaa koota selkeä infopaketti, joka lähetetään hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. Tästä infopaketista olisi hyvä käydä ilmi kaikki käytännön asiat: aikataulut, kulkureitit, parkkipaikat, ruokailut, majoitukset, yhteyshenkilöt, kaikki!

Vaikka oma artistiuraani sisältyy vain kymmeniä keikkoja, olen törmännyt näissä hyvin erilaisiin infomääriin, mitä meille artisteina on toimitettu. Osa keikkapaikoista on toimittanut heti keikkaa sovittaessa laajan infopaketin, missä on ollut tiedot tekniikasta, lipunmyynnistä, kulkureiteistä, aikatauluista, yleisistä tavoista, ruokailuista, juomista yms. Osa paikoista ei ole toimittanut juuri mitään infoa, vaan kaikki on pitänyt erikseen kysyä. Kokemuksesta voin sanoa, että kattava infopaketti on paljon parempi käytäntö…

Pyrin muissakin, kun tapahtumaprojekteissa kasaamaan kaikille osapuolille tallaisia infopaketteja, jotta viestintä on tehokkaampaa ja työskentely sekä valmistautuminen kaikille mukavampaa.

Yksi yhteyshenkilö

Määritä yksi yhteyshenkilö esiintyjille. On selkeintä, jos esiintyjille on koko ajan yksi yhteyshenkilö, joka toimii heidän hostinaan koko tapahtuman ajan ja jolle esiintyjät voivat esittää kaikki kysymykset ja huolet.

Olen sitä mieltä, että artistin ja bändin näkökulmasta olisi parasta, jos artistilla olisi oma kiertuemanageri yms. henkilö mukana kaikilla keikoilla ja jo keikkojen suunnitteluvaiheessa. Tämä toimisi yhteyshenkilönä tapahtumanjärjestäjille ja selvittäisi kaikki käytännön asiat artistin puolesta. Meillä Roasted Onionissa ei ole ollut keikkamanageria vaan olemme toimineet itse myös tässä roolissa. Jos bändillä ei ole keikoilla tällaista henkilöä, on selkeintä, että yksi bändin jäsen toimii tässä tehtävässä eli toimii yhteyshenkilönä, kysyy kysymykset bändin puolesta ja infoaa bändiä kaikista käytännön asioista. Jossain kohtaa, jos on mahdollisuus palkata oma miksaaja mukaan keikoille, voisi tämä toimia osittain kiertuemanagerin sekä tekniksen tuottajan tehtävässä. Se vähentäisi stressiä ja työtaakkaa artisteilta, jolloin voi keskittyä paremmin itse esiintymiseen.

Palvelutaso keikkapaikoilla

Kerroin aiemmin, että eri keikkapaikat ovat toimittaneet meille infoa erilaisia määriä ennen keikkaa. Toinen asia, jossa olen huomannut suurta eroa keikkapaikoissa, on se, miten artistit otetaan vastaan ja miten meitä artisteina on kohdeltu. Tiedostamme erittäin hyvin, että olemme hyvin mitätön, tuntematon ja pieni bändi markkinoilla, emmekä odota, että meitä kohdeltaisiin kuin superstaroja. On ollut kuitenkin hienoa huomata, että osa keikkapaikoista kohtelee selkeästi artisteja samalla tavalla, oli kyseessä sitten ykkösluokan artisti tai aloitteleva rockbändi. Meidät on otettu näissä paikoissa iloisesti ja ystävällisesti vastaan, on ollut selkeästi yksi yhteyshenkilö, on annettu selkät ohjeet, miten toimitaan, backstage-tilat ovat olleet siistit ja mukavat, olemme saaneet ruokaa sekä juotavaa ja yleisfiilis on ollut todella kiva meille. Toisinaan on taas paikkoja, jossa olemme saavuttuamme keikkapaikalle ihmetelleet, että kenen kukas meitä ohjeistaa, missä on lava, mihin voidaan viedä kamat, onko backstagea yms. Näissä paikoissa yhteyshenkilö, kenen kanssa keikka on sovittu ei ole välttämättä ollut ollenkaan paikalla tapahtumassa ja muu henkilökunta ei tiedä käytännön asioista, backstage on saattanut olla parin neljän varastotila ja palvelualttius ei ole ollut kovin kummoista. Lisäksi teknisessä toteutuksessa on saattanut olla ongelmia kuten miksaajan ammattitaidon puute, riittämätön tekniikka tai surkea tila. Näistä paikoista on jäänyt hieman erilainen fiilis itselleni. On ollut paljon mukavampi vetää keikka, kun käytännönasiat toimivat.

Artistit toimittavat tapahtuman tekniikasta vastaavalle taholle tekniset raiderit, josta käy ilmi artistin tekniset tarpeet ja toiveet keikkaan liittyen. Tämän avulla tekniikasta vastaava taho voi valmistautua keikkaa varten oikealla tavalla. Mekin toimitamme keikkapaikalle teknisen raiderin, josta käy ilmi kokoonpanomme ja kaikki tekniikkaan liittyvä mitä tarvitsemme ja miten asiat toteutetaan. Tänä vuonna harmitusta ja ihmetystä on aiheuttanut kuitenkin se, että keikkapaikalla tekniikasta vastaava on saattanut ihmetellä ja kysellä asioita, jotka kaikki olisivat käyneet ilmi teknisestä raiderista, jota he ovat itse pyytäneet. Se on viestinyt sitä, ettei raideriin oikeasti olla tutustuttu tai sitten asia ei ole niinkään kiinnostanut. Isommat artistit toimittavat keikkapaikoille teknisen raiderin lisäksi raiderin, jossa käy ilmi muut tarpeet ja toiveet liittyen esimerkiksi cateringiin, majoitukseen tai tiloihin. Me emme toimita kuin teknisen raiderin ja ainoa toiveemme on, että tekniikka toteutettaisiin meidän toiveidemme mukaan. Tekniikka on meidän kaltaisellemme bändille hyvin tärkeässä roolissa keikan onnistumisen ja soittomukavuuden kannalta.

Yhteenveto

Tämä kirja ja nämä omat kokemukseni niin artistin roolista kuin teknikon roolista ovat selkeyttänyt itselleni asioita, joihin pyrin järjestäjän puolella toimiessani panostamaan.

Tiivistettynä nämä asiat ovat:

• Selkeä ja kattava viestintä kaikkien osapuolten kanssa.
• Artisteille ja esiintyjille yksi yhteyshenkilö, joka toimii tapahtumassa hostina.
• Kohtele kaikkia artisteja samalla tavalla, oli kyseessä sitten aloitteleva tai ykkösluokan artisti.
• Pyri aidosti kuuntelemaan ja huomioimaan artistin tai esiintyjän toiveet ja toteuttamaan ne.
• Panosta ”asiakaskokemukseen” esiintyjien osalta. Myös ”artistipiireissä” toimii puskaradio. Haluan tavoitella hyvää mainetta tällaisten tahojen osalta.